Modern otellerde oda kapısını açan kartın kendisi kadar, bu kartın hangi misafire, hangi odaya ve hangi tarihler arasında tanımlandığı da önemlidir.
Bu nedenle özellikle orta ve büyük ölçekli otellerde PMS uyumlu RFID otel kilidi, otel yönetim sistemi ile oda erişim sisteminin birlikte çalışmasını hedefleyen önemli bir çözüm olarak öne çıkar.
RFID teknolojisi sayesinde misafirin fiziksel anahtar taşımasına gerek kalmadan elektronik kart veya RFID tabanlı erişim yöntemiyle odaya giriş yapılabilir. PMS tarafındaki rezervasyon ve konaklama bilgilerinin otel kilit sistemiyle uyumlu çalışması ise check-in ve check-out süreçlerinin daha düzenli yönetilmesine yardımcı olabilir.
PMS Nedir?
PMS, otellerde kullanılan Property Management System, yani otel yönetim yazılımıdır.
PMS üzerinden otelin günlük operasyonlarında;
Rezervasyonlar,
Misafir bilgileri,
Oda durumları,
Check-in,
Check-out,
Konaklama tarihleri,
Oda değişiklikleri
gibi süreçler yönetilebilir.
RFID otel kilidi ise fiziksel erişim tarafında görev yapar.
Bu iki yapının birbiriyle uyumlu çalışması, resepsiyon personelinin misafir giriş işlemlerini daha düzenli yürütmesine yardımcı olabilir.
RFID Otel Kilidi Nedir?
RFID otel kilidi, radyo frekansı teknolojisini kullanarak yetkilendirilmiş kart veya RFID taşıyıcı üzerinden kapı erişimi sağlayan elektronik otel kilididir.
Klasik mekanik anahtardan farklı olarak erişim yetkisi elektronik olarak tanımlanabilir.
Örneğin bir misafir için;
Oda 305 → Giriş tarihi → Çıkış tarihi
bilgilerine göre erişim yetkisi oluşturulabilir.
Misafir konaklama süresi sona erdiğinde ilgili erişim yetkisinin geçerliliği de sistem tasarımına bağlı olarak sona erdirilebilir.
PMS Uyumlu RFID Otel Kilidi Ne Demektir?
“PMS uyumlu” ifadesi, otel kilit sisteminin kullanılan PMS altyapısıyla birlikte çalışabilecek şekilde tasarlanmasını veya entegre edilmesini ifade eder.
Burada önemli olan nokta, her RFID otel kilidinin her PMS ile otomatik olarak uyumlu olduğu varsayımının doğru olmamasıdır.
Entegrasyon için kullanılan;
PMS yazılımı,
Otel kilit yazılımı,
Entegrasyon yöntemi,
API veya ara yazılım,
Kart kodlama sistemi,
Donanım altyapısı
birlikte değerlendirilmelidir.
Bu nedenle satın alma aşamasında “PMS uyumlu mu?” sorusunun yanında “Hangi PMS ile, hangi entegrasyon yöntemiyle ve hangi kapsamda uyumlu?” sorusu da sorulmalıdır.
PMS ile RFID Otel Kilidi Nasıl Çalışır?
Basitleştirilmiş bir senaryoda sistem şu şekilde çalışabilir:
1. Rezervasyon oluşturulur
Misafirin rezervasyonu PMS sistemine kaydedilir.
2. Oda belirlenir
Misafir için uygun oda PMS üzerinden tanımlanır.
3. Check-in yapılır
Misafir otele geldiğinde resepsiyon görevlisi check-in işlemini tamamlar.
4. RFID kart oluşturulur
Misafirin konaklama bilgilerine göre oda erişimi için RFID kart hazırlanır.
5. Misafir odaya giriş yapar
Kart, yetkili olduğu oda kapısındaki RFID okuyucu tarafından algılanır ve erişim yetkisi uygunsa kapı açılır.
6. Check-out gerçekleşir
Konaklama sona erdiğinde erişim yetkisinin sonlandırılması veya yeni misafir için yeniden tanımlanması sağlanabilir.
Bu akışın nasıl çalışacağı kullanılan PMS ve otel kilit sistemine göre değişebilir.
PMS Entegrasyonlu RFID Otel Kilidinin Avantajları Nelerdir?
Resepsiyon operasyonunu kolaylaştırır
Misafir check-in işlemi sırasında oda ve konaklama bilgileri zaten PMS üzerinde bulunduğundan, erişim kartının oluşturulması otel operasyonunun bir parçası haline getirilebilir.
Oda erişimini kontrol altında tutar
RFID kartların yetkilendirilmesi sayesinde her misafire yalnızca gerekli erişim tanımlanabilir.
Kayıp kart yönetimi kolaylaşabilir
Bir misafir kartını kaybettiğinde eski erişimin iptal edilip yeni kart oluşturulması mümkün olabilir.
Personel erişimleri yönetilebilir
Kat hizmetleri, teknik ekip ve yönetim gibi farklı kullanıcı grupları için farklı erişim yetkileri oluşturulabilir.
Büyük otellerde ölçeklenebilirlik sağlar
Oda sayısı arttıkça manuel anahtar yönetiminin getirdiği operasyonel yük de artar.
Bu nedenle yüzlerce odası bulunan otellerde elektronik erişim sistemleri daha sistematik bir yönetim sağlayabilir.
PMS Uyumlu RFID Otel Kilidi Kimler İçin Uygundur?
PMS ile RFID otel kilidi entegrasyonu özellikle;
50+ odalı oteller,
100+ odalı oteller,
300 odalı oteller,
Resort oteller,
Şehir otelleri,
Termal oteller,
Zincir oteller,
Apart ve residence projeleri
gibi çok sayıda oda ve yoğun resepsiyon operasyonuna sahip tesislerde değerlendirilebilir.
Ancak doğru sistem, yalnızca oda sayısına göre değil, otelin mevcut yazılım ve operasyon yapısına göre belirlenmelidir.
PMS Uyumlu RFID Otel Kilidi Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
1. Kullandığınız PMS ile gerçekten uyumlu mu?
En önemli soru budur.
Teklif aşamasında otelin kullandığı PMS’nin tam adı ve sürümü tedarikçiye iletilmeli, entegrasyon kapsamı yazılı olarak doğrulanmalıdır.
2. Entegrasyon nasıl sağlanıyor?
Sistem;
API,
Ara yazılım,
Lokal yazılım,
Sunucu üzerinden entegrasyon
gibi farklı yöntemlerle çalışabilir.
Kullanılan yöntemin otelin BT altyapısına uygunluğu değerlendirilmelidir.
3. İnternet kesilirse ne olur?
Otel kilit sisteminin çalışma mantığı mutlaka öğrenilmelidir.
Özellikle oda erişimi açısından sistemin hangi işlemleri lokal olarak, hangilerini merkezi yazılım üzerinden gerçekleştirdiği önemlidir.
4. RFID kart teknolojisi nedir?
Kart teknolojisi, güvenlik ve kullanım senaryosu açısından değerlendirilmelidir.
5. Personel yetkilendirmesi yapılabiliyor mu?
Kat hizmetleri ve teknik ekip gibi kullanıcıların erişim yetkileri ayrı ayrı tanımlanabilmelidir.
6. Teknik servis ve yedek parça desteği var mı?
Elektronik kilit sistemi uzun yıllar kullanılacağı için satın alma kararında servis ve yedek parça desteği önemli bir kriterdir.
PMS + RFID + Energy Saver Birlikte Kullanılabilir mi?
Otel teknolojileri yalnızca kapı güvenliğiyle sınırlı değildir.
Büyük tesislerde oda erişimiyle birlikte enerji yönetimi de değerlendirilebilir.
Örneğin;
PMS → Konaklama bilgileri
RFID otel kilidi → Oda erişimi
Energy Saver → Oda enerji yönetimi
şeklinde farklı sistemler aynı otel operasyonu içerisinde görev yapabilir.
Telcom ve General Kilit referanslarında çok sayıda otel projesinde otel kilit sistemleriyle birlikte Energy Saver çözümlerinin kullanıldığı görülmektedir.
Bu nedenle özellikle büyük otel projelerinde yalnızca kapı kilidi değil, oda otomasyonu ve enerji yönetimi de birlikte planlanabilir.
PMS Uyumlu RFID Otel Kilidi ile Kartlı Sistem Aynı Şey mi?
RFID, kartın veya erişim taşıyıcısının kullandığı teknolojiyi ifade eder.
Kartlı otel kilidi ise daha genel bir tanımdır.
Dolayısıyla bir otel kilidi RFID tabanlı kartlı erişim sistemine sahip olabilir.
Ancak satın alma aşamasında “kartlı” ifadesinden daha fazlasına bakmak gerekir.
Kart teknolojisi + kilit donanımı + yazılım + PMS entegrasyonu + erişim yetkilendirme
birlikte değerlendirilmelidir.
PMS Uyumlu RFID Otel Kilidi Fiyatları
PMS uyumlu RFID otel kilidi fiyatı için yalnızca kilidin birim fiyatına bakmak yanıltıcı olabilir.
Toplam proje maliyetini etkileyebilecek unsurlar arasında;
Oda sayısı,
Kilit modeli,
RFID kartlar,
Kart kodlama cihazları,
PMS entegrasyonu,
Yazılım,
Sunucu veya ağ altyapısı,
Ortak alan kilitleri,
Personel kartları,
Montaj,
Eğitim,
Teknik servis,
Energy Saver gibi ilave sistemler
bulunabilir.
Bu nedenle 300 odalı bir otel için teklif alınırken 300 adet kilit fiyatı yerine komple sistem maliyetinin istenmesi daha sağlıklı olacaktır.
300 Odalı Otel İçin PMS Uyumlu RFID Sistem Nasıl Planlanır?
300 odalı bir otelde sistem planlanırken aşağıdaki yapı değerlendirilebilir:
PMS:
Rezervasyon ve konaklama yönetimi
RFID Otel Kilidi:
Oda erişimi
Kart Kodlama:
Misafir ve personel kartlarının oluşturulması
Erişim Yönetimi:
Personel ve ortak alan yetkilendirmeleri
Energy Saver:
Oda enerji yönetimi
Doorbell:
Oda dışı bildirim ve misafir deneyimi çözümleri
Telcom ve General Kilit’in referanslarında farklı şehirlerdeki çok sayıda otel projesinde otel kilit sistemleri, Energy Saver ve Doorbell uygulamalarının kullanıldığı görülmektedir.
Bu nedenle büyük bir otel projesinde ihtiyaçların tek tek değil, entegre bir otel teknolojileri projesi olarak değerlendirilmesi daha doğru olabilir.
PMS Uyumlu RFID Otel Kilidi Alırken 10 Soru
Teklif almadan önce aşağıdaki soruları tedarikçinize yöneltin:
Kullandığımız PMS ile entegrasyon sağlanabiliyor mu?
Entegrasyon hangi yöntemle yapılıyor?
PMS’nin hangi sürümleri destekleniyor?
Kart kodlama işlemi nasıl gerçekleştiriliyor?
Kayıp kart nasıl iptal ediliyor?
Personel kartlarında farklı yetkiler oluşturulabiliyor mu?
Ortak alanlar sisteme dahil edilebiliyor mu?
İnternet veya ağ bağlantısı kesildiğinde sistem nasıl çalışıyor?
Teknik servis ve yedek parça desteği nasıl sağlanıyor?
Sisteme ileride yeni oda ve kapılar eklenebiliyor mu?
Bu soruların cevapları netleşmeden yalnızca ürün fiyatına göre karar vermek doğru değildir.
Sonuç: PMS Uyumlu RFID Otel Kilidi Neden Tercih Edilmeli?
PMS uyumlu RFID otel kilidi, otel yönetim yazılımındaki konaklama süreçleri ile elektronik oda erişiminin birlikte yönetilmesini hedefleyen bir sistemdir.
Özellikle büyük otellerde rezervasyon, check-in, kart oluşturma, oda erişimi ve check-out süreçlerinin birbirinden kopuk yürütülmesi operasyonel yük oluşturabilir.
Doğru projelendirilmiş bir PMS ve RFID otel kilidi yapısı ise bu süreçlerin daha düzenli yönetilmesine yardımcı olabilir.
Ancak satın alma aşamasında “PMS uyumlu” ifadesi tek başına yeterli değildir. Hangi PMS ile, hangi entegrasyon yöntemiyle ve hangi kapsamda çalıştığı mutlaka doğrulanmalıdır.
Telcom ve General Kilit’in referansları arasında Türkiye’nin farklı bölgelerinde çok sayıda otel, resort, termal tesis, misafirhane ve konaklama projesinde otel kilit sistemi uygulamaları bulunmaktadır.
PMS uyumlu RFID otel kilidi arıyorsanız, projenizde kullanılacak PMS yazılımını, oda sayısını ve mevcut altyapıyı birlikte değerlendirerek sistem seçimi yapmanız en doğru yaklaşım olacaktır.
Bilgi ve proje değerlendirmesi için 444 11 80 numaralı telefondan veya WhatsApp 0532 135 32 32 üzerinden Telcom ile iletişime geçebilirsiniz.
